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巧用Word,上百份文档也能1秒合并

frc-581d35f1bd33d70321fd2dec7fe8e366.gif插图掌握20%的技能,搞定80%的问题助力1000万职场人士效率10倍提升

/ 1 / 加班之痛

不知道你有没有这样的经历,要整理一个年度的文件汇编,或者要汇总职工提出的各种意见。上百个文档,需要汇总到一个 Word 文件中。这时候你会怎么做呢?我以前用的是复制粘贴,但是遇到了三大难题:

  1. 费时费力:上百个文档处理下来要个把小时。
  2. 格式错乱:复制粘贴的时候,经常会出现莫名其妙的格式错乱,调整起来又得花费不少时间。
  3. 漏掉文件:这是最可怕的,上百个文档,漏掉一个就是致命错误。

我一直很头疼,直到我发现 Word 里面竟然有批量合并功能,一秒钟就可以搞定!

/ 2 / 批量合并

Step1:原始文件排序

在合并之前,我们先要确定原始文件的顺序。

ps: 假如对顺序没有要求,那就这一步可以略过。

强烈建议复制一份待合并文件,并且将它们放到一个单独的文件夹内。之后,对文件名进行修改,保证文件按照一定顺序排列。比如你可以把文件名命名成文件名01.docx文件明02.docx……改好后类似下面这样:frc-2317279cceb048f0c5642c6277e995d2.jpeg插图(1)

批量插入

先来看看每个文件是什么内容。这样合并之后格式和内容能否保留我们心里就有数了。

  • 文件 01:正文为思源黑体,有一张图片。

frc-c48c0b2af28ae36d2af431200a76a810.jpeg插图(2)

  • 文件 02:正文为站酷快乐体,左侧有明显缩进。

frc-7b9d238b9d1eac59ef67a721d6c72eec.jpeg插图(3)

  • 文件 03:正文为黄油体,有一个矩形图案

frc-16bd27182171eb870e4079c371766c08.jpeg插图(4)

  • 文件 04:正文为思源宋体,有一个表格

frc-f4565075a4afaa5c169133051fda005d.jpeg插图(5)

絮絮叨叨说了这么多,总算要到高潮了,接下来请看文件操作神技:

frc-e68969ae352b129bd2227a39c9872d0c.gif插图(6)

你可能会说:「啥?这就结束了,高潮在哪里?」虽然我也期望有一个精彩的高潮,但是现实就是这样,1秒钟搞定。不过这不正是我们想要的么?

别忘检查

文件合并完成后,一定别忘了检查是否所有的文件都是按照顺序插入了,特别注意检查最后一个文件是否正确插入。

我发现,如果批量合并的文档字数太多,大概在 超过 100 万字的时候,可能会出现排在后面的部分原文件未插入的情况(别问我怎么知道的,说多了都是泪)。

应对方法也很简单,那就是分 2-3 次插入即可。保证每次批量合并的文档字数在 50 万字以下即可。

你还有什么 office 使用方面的困惑,欢迎给我留言,说不定下一篇就是针对你的问题的教程哦。

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