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学会数据验证,再也不怕数据录错!

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肯定遇到过这样的场景,设计了一个表格让大家填写信息,结果收上来的数据不但乱七八糟的,还不完整的,为了数据准确性,还需要一个一个去再次核对,心情就像这样:frc-4bf5e2293eec12a636c760195816de3b.jpeg插图(1)假如有种方法,可以上错误的数据录不进去,不但录不进去,还给出提示,正确率大幅提升,是不是很期待?frc-abe17ebfb38613b984c684e063520aab.jpeg插图(2)没错,Excel就有这种功能,它的名字叫“数据验证”。

01 让错误数据无法录入

平常我们最常见的是年龄,正常年龄在0到100岁之间。不允许输入超过这个范围的数字,同时,也不允许输入任何其他内容,比如文本、符号等。让我们来设置下,让错误数据从此再也无法录入。

操作步骤如下:

1. 选中单元格
2. 点击数据验证
3. 设置条件为整数,介于 1-100 之间

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同理,我们可以设置性别,让输入的数据只可以是“男”或者“女”,不允许出现“非男非女”、“女博士”等奇葩词汇。操作步骤如下:

1. 选中单元格
2. 点击数据验证
3. 设置条件为序列,输入“男,女”

Tips:注意这里的男和女之间的逗号为英文状态下。

frc-6ee4bd8cfbe10a1284dcf8f332548df8.gif插图(4)

02 录入前给出录入提示

单纯的出错可能让人丈二和尚摸不着头脑,这时候,你需要的是在录入之前给出一个提示。怎么才能做到精确的提示呢?【操作步骤】

1.  选中单元格
2.  点击数据验证
3.  点击“输入信息”选项卡
4.  在标题栏和内容栏分别输入提示语

frc-e796a2a17894de188c2a490b23b6d30c.gif插图(5)

设置完成后,在录入时,右下角会出现一个小小的悬浮的提示框,显示出刚刚设置好的信息。

这对于不会事先查看填表说明的人,非常有用。有了这个提示,会大幅度减少录入错误数据的可能性。

03 录错后弹出错误警告

如果连这个提示都熟视无睹,咱们就给他来个错误警告。

【操作步骤】

1.  选中单元格
2.  点击数据验证
3.  点击“出错警告”选项卡
4.  在标题栏和内容栏分别输入提示语

设置完成后,如果出错,会直接弹出一个对话框告知正确录入的要求。frc-54cf12b10e01dab0e6e208a2e32587d0.gif插图(6)

04 让文字录入变成简单点选

有一种特殊的数据,比如,部门名称,录入时如果手工录入,非常容易出错。比如出现个错别字,用部门的简称等等。这都会给后期的数据分析带来非常大的麻烦。

与其让他们手工录入的方式做“填空题”,倒不如把“填空题”改成“选择题”,使用下拉菜单的方式来进行录入。这样也可以大幅度减少出错的机会。【操作步骤】

1.  选中单元格
2.  点击数据验证
3.  设置允许序列
4.  序列的来源选择我们之前建立好的列表

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以后录入时,点击这个单元格,就会自动出现下拉列表,在其中选择一个部门即可,直接和错别字、简称说拜拜啦!

 

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